¿Qué documentos españoles pueden legalizarse para que tengan validez en el extranjero?
La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.
A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.
Así, cuando tenemos que presentar un documento ante algún organismo español, pero dicho documento no ha sido emitido en España, tendremos previamente que legalizarlo (o apostillarlo, en su caso). De igual forma, si un documento español tenemos que presentar en algún otro país, este documento español también deberá ser legalizado para que pueda utilizarse en el extranjero.
De todos los documentos elaborados por las autoridades de nuestro país, los siguientes pueden tener efecto en el exterior, una vez legalizados (o, en su caso, apostillados):
* Documentos emitidos por la Administración General del Estado: se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
Su legalización debe ser efectuada en primer lugar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Juan de Mena, 4 -28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y en segundo lugar por las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
* Documentos emitidos por las Comunidades Autónomas: figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden: la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva ; la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
* Documentos emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros): la legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial.
Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
* Documentos notariales: son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.
Deber ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notarios, colegios notariales , Ministerio de Justicia-Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid. Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
* Documentos judiciales: en esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.
Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente ; Ministerio de Justicia-Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
* Documentos Mercantiles: aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
– Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación (C/ Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 91 590 69 00).
– Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes. Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
* Traducciones juradas de español a otros idiomas: éstas deben haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
* Documentos académicos: cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.
* Documentos oficiales de enseñanza superior: son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones (Paseo del Prado, Nº 28 Entreplanta – 28014 Madrid). Los no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios (C/ Los Madrazo, nº 15 3ª planta – 28071 Madrid). Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
* Documentos oficiales de enseñanza no superior: son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas
En esto casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia (C/ de la Bolsa, 8 – 28012 Madrid).
En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.
* Documentos de entidades religiosas: los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55). También podrá realizarse este trámite por vía notarial.
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
– Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (C/ San Bernardo, nº 45 – 28071 Madrid. Tel: 91 390 20 10) y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
– Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial.
En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación de la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
* Certificados médicos: después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º – 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80) o al colegio médico de su provincia.
* Certificados veterinarios: tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación / Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.
Este certificado ha de legalizarse:
– En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, situado en la calle Almagro, 33, Madrid.
– En el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación –Sección de Legalizaciones.
– Y, finalmente, en la Representación Diplomática o Consular, acreditada en España, del país en que va a surtir efecto el documento, donde se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino.
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